Из практики аудиторских проверок

24.02.2012

Организации могут выдавать своим сотрудникам денежные средства под отчет на хозяйственные расходы. Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

 После произведенных расходов или возвращения из командировки, сотрудник должен в установленные сроки предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Авансовый отчет - это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. В ходе аудиторской проверки не редко бывают  выявлены нарушения в части оформления и отражения в учете авансовых отчетов, вот наиболее распространенные из них:

1. Несвоевременный отчет сотрудника об израсходованных суммах по возвращении из командировки.

Требования законодательства:

В соответствии с абз. 2 п. 4.4 Главы 4 Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» № 373-П от 12.01.2011 г. подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

2. Выдача денежных средств подотчетному лицу до окончательного расчета по предыдущему авансу.

Требования законодательства:

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 4.4 Главы 4 Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» № 373-П от 12.01.2011 г.).

3. Оправдательные документы к авансовому отчету составлены с нарушением требований законодательства (отсутствуют обязательные реквизиты).

Требования законодательства:

В соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п.  1 ст. 252 НК РФ расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Выводы Аудитора:

Данное замечание свидетельствует о недостаточно эффективной системе внутреннего контроля.

Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с п.1 ст.15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Кроме того, в связи с тем, что первичные документы оформлены с нарушением требований законодательства, то произведенные расходы могут быть признаны документально неподтвержденными и исключены из расходов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Рекомендации Аудитора:

• Усилить контроль за своевременным предоставлением авансовых отчетов сотрудниками.
• Принимать к учету первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Ссылки по теме:

О порядке отражения сведений о среднесписочной численности работников в форме расчета по страховым взносам 5
Компенсация работнику проезда к месту командировки не из места нахождения организации-работодателя не облагается НДФЛ 5
Учет расходов по затянувшейся командировке 5
Учет расходов на билеты без банковской выписки 5
Из практики аудиторских проверок 5