Из практики аудиторских проверок

02.03.2012

Суть нарушения:

Расходы на мобильную связь сотрудников учитываются в расходах по налогу на прибыль, хотя ни в трудовом договоре с сотрудниками ни в ином локальным акте не закреплена необходимость использования телефонов сотрудников в производственных целях и не закреплена сумма компенсации.

Требования законодательства: 

В соответствии со ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Расходы на оплату услуг связи в целях исчисления налога на прибыль относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

По мнению Минфина и налоговой службы, свидетельствовать об экономической обоснованности и о производственной направленности расходов на мобильную связь могут следующие документы:

1. Договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;

2. Перечень (список) должностей работников, которые в силу исполняемых ими трудовых обязанностей пользуются сотовой связью (данный перечень утверждается приказом руководителя организации и отражает номера мобильных телефонов и сим-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками);

3. Детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды;

4. Трудовой договор, в котором предусмотрена необходимость использования работником сотовой связи для выполнения им трудовых обязанностей.

Выводы Аудитора:

Учитывая вышеизложенные обстоятельства, существует риск исключения из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль,  суммы произведенных расходов на мобильную связь.

Рекомендации Аудитора:

1.) Издать Приказ, в котором отразить номера мобильных телефонов и сим карт, закрепленных за сотрудниками, которым данные расходы будут возмещаться;

2.) В трудовых договорах предусмотреть необходимость использования работниками сотовой связи для выполнения служебных обязанностей;

3.) Экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи для целей налогообложения можно подтвердить также должностной инструкцией, в которой предусмотрено, что работнику необходимо использовать сотовый телефон в служебных целях.

Ссылки по теме:

О порядке применения вычетов и учета НДС за электронные услуги 5
О порядке отражения сведений о среднесписочной численности работников в форме расчета по страховым взносам 5
Списание затрат на связь и интернет при УСН 5
Налоговая оптимизация: экономия за счет уменьшения авансов по прибыли 5
Учет расходов по затянувшейся командировке 5