Использование товарно-транспортной накладной и маршрутного листа в качестве первичных документов.

Актуально на 01.06.2009 г.

Согласно п.п. 1,2 ст. 9 ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

Форма № 4-П «Путевой лист грузового автомобиля» и форма № 1-Т «Товарно-транспортная накладная» утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

«Путевой лист грузового автомобиля» № 4-П является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
«Товарно-транспортная накладная» №1-Т предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Сравнительные характеристики	форма № 1-Т «Товарно-транспортная накладная»	Форма № 4-П «Путевой лист грузового автомобиля»
1. Назначение документа	- Учет движения товарно-материальных ценностей - Расчет за  перевозки автомобильным транспортом	- Учет показателей учета работы подвижного состава и водителя - Основание начисления заработной платы водителю - Расчет за перевозки грузов
2. Количество экземпляров	необходимое количество (минимум 4 шт.)	в одном экземпляре только на один рабочий день (смену)
3. Регулярность составления	на каждую ездку автомобиля	на один рабочий день (смену)
4. На кого выписывается	на каждого грузополучателя отдельно	На каждый автомобиль с водителем, рассчитан на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение дня
4. Экземпляр заказчика	второй - сдается водителем грузополучателю	Отсутствует (только отметки на экземпляре перевозчика)
5. Оформление при отгрузке раздел «Погрузочно-разгрузочные операции»	заполняется грузоотправителем	отсутствует
6. Оформление при разгрузке раздел «Погрузочно-разгрузочные операции»	заполняется грузополучателем	отсутствует
7. Оформление отрывного талона путевого листа	отсутствует	заполняются заказчиком (грузополучателем) (с указанием показаний спидометра)

Согласно вышеприведенному сравнительному анализу можно сделать вывод, что путевой лист и товарно-транспортная накладная в бухгалтерском учете служат для учета различных хозяйственных операций. Следовательно, по нашему мнению, необходимо заполнение как товарно-транспортной накладной, так и путевого листа с указанием всех реквизитов.

Информация, отраженная в путевом лице и товарно-транспортной накладной по одинаковым реквизитам должна совпадать для дальнейшего контроля показателей учета работы подвижного состава и водителя.
Следует отметить, что согласно Письму МНС России 22.04.2004 № 22-2-16/757 «О применении товарно-транспортных накладных налогоплательщиками, оказывающими автотранспортные услуги», применение форм товарно-транспортных накладных и путевых листов неустановленной формы не допускается. Составление товарно-транспортных накладных по форме № 1-Т, а также заполнение всех предусмотренных данной формой реквизитов является обязательным при перевозке грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные формы № 1-Т.

Товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (Федеральный Арбитражный Суд Северо-кавказского Округа Постановление Арбитражного Суда кассационной инстанции от 10 апреля 2007 года Дело № Ф08-1351/2007-575А.).

При неверном (неполном) заполнении товарно-транспортной накладной у грузополучателя (покупателя) высок риск со стороны налоговых органов относительно не правомерного принятия сумм налога на добавленную стоимость. В то же время, учитывая позицию ФАС округов, налогоплательщик может в судебном порядке доказать правомерность применения соответствующих вычетов НДС при отсутствии в товарно-транспортной накладной отдельных реквизитов, предусмотренных унифицированной формой, если нарушения в оформлении носят малозначительный характер, не влияют на подтверждение факта доставки и принятия товара, а товарно-транспортная накладная отвечает общим требованиям к составлению и оформлению первичных документов, предусмотренным ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. Данные выводы содержатся, например, в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.02.2006 № А19-11925/05-15-Ф02-331/06-С1, от 24.01.2006 № А19-11922/05-40-Ф02-7075/05-С1.